Ecrire un email : quelle est la différence entre le CC et le CCI ?

Ordinateur et enveloppe

Lorsque l’on écrit un mail il est assez facile de s’y perdre entre tous les champs destinataires. En effet, si l’on connait le principal, il n’est toutefois pas évident de s’y retrouver entre A, CC et CCI. Nous vous expliquons donc ici quelle est la différence entre ces champs et comment les utiliser. Cela vous aidera à vous en servir si nécessaire et à gagner du temps en rédigeant certains mails !

A quoi servent les différents champs destinataire ?

Lorsque vous commencez à écrire un email, le choix vous est donné entre trois types de destinataires. Vous avez A, qui désigne le ou les destinataires principaux, puis Cc, qui désigne les destinataires à mettre en copie du mail et signifie « Copie carbone », et enfin, Cci, représentant encore d’autres destinataires à mettre en copie cachée. Cci signifie « Copie carbone invisible ». Si vous ne voyez pas encore vraiment quelle est la différence entre ces possibilités et la manière de vous en servir, voici un petit guide plus précis !

Commençons par A, qui est donc le destinataire principal. Le champ A est réservé au(x) destinataire(s) le(s) plus important(s). Vous y indiquerez la personne à qui le mail est destiné, la personne qui est la raison pour laquelle vous avez décidé d’écrire ce courriel. On indique donc, en général, dans le champ A les personnes directement concernées par l’information contenue dans l’email uniquement. Ou, par exemple, s’il s’agit d’une tâche à effectuer, la ou les personnes qui doivent le faire.

Lorsque vous envoyez un mail à une personne en en mettant une autre en copie afin de l’en informer par exemple, il est important que dès le champ destinataire, ceux-ci sachent qui doit traiter la demande. Cela peut être très utile notamment dans un environnement professionnel. Car si vous mettez tout le monde dans le champ A, il y a de fortes chances pour que personne ne se sente vraiment concerné, et donc que personne ne prenne votre demande au sérieux.

Le champ CCI est un champ destiné à envoyer un mail en copie à un destinataire. Dans l’utilisation du champ A, nous avons vu qu’il était important de distinguer à qui devait s’adresser le message contenu dans le mail, et qui ne le recevra que pour information. C’est grâce au champ CC que cette différence pourra se faire.

En résumé donc, dans le champ A, vous inclurez le destinataire principal, et dans le champ CC, les destinataires à informer de l’envoi de ce mail. Prenons un exemple concret et typique de l’utilisation du champ CC. Suite à une réunion de travail entre votre équipe et votre patron, en tant que délégué syndical, celui-ci vous demande de faire passer une information à vos autres collègues.

Vous devez donc envoyer à vos collègues par écrit la demande faite à l’oral par votre patron. Dans ce cas, il est clair que ce sont vos collègues qui doivent recevoir l’information demandée, et que votre patron est inclus en destinataire uniquement afin de l’informer que le message a été passé. Vos collègues seront donc dans le champ A, tandis que votre patron sera dans le champ CC.

Qu’est-ce que le champ CCI ?

Enfin, le champ CCI sert à mettre des personnes en copie sans que les autres destinataires (A et CC) ne soient au courant. De même, si vous mettez plusieurs destinataires en CCI, ceux-ci ne verront pas les autres destinataires de ce champ.

Ce champ est le plus rarement utilisé mais on peut y voir deux usages principaux. Dans le cadre d’un email commercial, envoyés à tous vos clients par exemple, vous ne souhaitez pas que l’ensemble de vos clients voie à qui l’email a été envoyé. Dans ce cas, vous pouvez mettre votre propre adresse dans le champ A et tous vos clients dans le champ CCI ! Ainsi, tout le monde recevra l’email en voyant uniquement que vous vous l’êtes envoyé, sans aucune trace des autres clients.

Cela peut aussi être utilisé dans des situations plus tendues ou compliquées. C’est-à-dire que vous pouvez mettre quelqu’un en copie cachée CCI afin de lui montrer l’email envoyé mais sans que le destinataire ne le sache. Par exemple, si l’on reprend le mail promotionnel à une liste de clients, chacun d’eux recevra l’email, sans en connaitre les autres destinataires. Cela évite d’envoyer le même mail de nombreuses fois, en un seul email, la tâche est accomplie !

Ce qu’il faut retenir sur les champs CC et CCI

Il faut toutefois savoir que ce champ, ainsi que le champ CC, ne peut pas être utilisé seul. Le champ A doit toujours être rempli, CC et CCI étant destinés à l’envoi de copies. Si toutefois vous ne voulez absolument pas que celui-ci soit visible, vous pouvez toujours le remplir avec votre propre mail !

Enfin, par défaut, les champs CC et CCI sont souvent masqués. Pour les afficher, tout dépend de qui loge votre adresse mail. Sur Gmail, par exemple, il faut cliquer sur les liens CC et CCI en haut à droite, dans la fenêtre de rédaction d’un nouveau mail. Sur Outlook, il faut aller chercher les icônes dans le menu d’options.

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